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档案工作规定

发布时间:2016-01-20 09:35:32


唐山高新技术产业开发区人民法院

档案工作规定

 

第一章  总  则

第一条  为加强本院档案工作,根据《中华人民共和国档案法》、《人民法院档案工作规定》、《人民法院诉讼档案管理办法》和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》等有关规定,结合本院工作实际,制定本规定。

第二条  本院档案包括诉讼档案、文书档案、会计档案、基建档案等各种门类,以及声像档案、电子档案等各种载体的档案。

第三条  本院工作人员要严格执行党和国家的保密、安全制度,确保职责范围内档案和档案信息的完整与安全。

第二章  组织管理

第四条  档案室的职责:

(一) 贯彻执行国家档案管理的法律、法规和人民法院档案管理制度、业务规范和技术标准;

(二) 制定本院档案工作制度,监督和指导本院各部门的文件归档工作;

(三) 集中统一管理本院档案,开发档案资源,提供档案查询利用服务;

(四) 负责本院档案信息化工作,开展档案电子化服务。

第五条  档案人员的职责:

(一)具有档案专业知识和一定法律知识,忠于职守,政治可靠,责任心强,身体健康,努力钻研业务,贯彻执行档案工作的法律、法规。

(二) 统一收集、整理、保管、统计本院各类档案,积极有效地开展利用和编研工作。

(三) 监督和指导本院文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、诉讼卷宗等各类档案的立卷归档工作。

(四)严格遵守纪律,保守国家机密,不得擅自扩大利用范围,不得泄漏档案内容,努力完成领导交办的各项档案工作任务。

第三章  接收、归档与整理

第六条  各审判业务部门应当在案件办理完毕后3个月内,将全案诉讼文书材料、电子文件、庭审录音录像等移交归档。因特殊情况需要延期归档的,最迟不得超过6个月。

第七条  审判业务部门向档案室移交档案时,应当编写归档清册一式二份。档案工作人员应当按照《人民法院诉讼文书材料立卷规范》的要求,逐卷检查验收,对不符合立卷规范要求的,退回审判业务部门重新整理。

第八条  档案室对归档文件应当编制归档目录,由档案管理员和承办书记员清点核对,并履行签字手续。

第九条  办案人员不按时或者不按要求归档的,档案管理员应当及时督促。

第十条  档案室应当根据刑事、民事、行政等案件类别,按年度、审级,一案一写,单独立卷。档案分类应当保持前后一致,不得随意变动。根据分类方案,档案室对接收归档的档案进行编号,并编制检索工具。

第十一条  随卷归档的录音带、录像带、光盘等其他载体的档案,应当按照有关规定保管,并与案卷相互标注关联档案信息。

第十二条  凡能附卷保存的证物均应装订入卷。无法装订的可装入证物袋,并标明证物名称、数量、特征、来源。不便附卷的证物应拍照附卷。

第十三条  已经归档的卷宗不得从卷内抽取材料,确需增添诉讼文书材料的,应征得档案管理人员同意后,按立卷要求办理。

第十四条  档案室应当根据保管期限表,准确地划定档案的保管期限。

第十五条  按规定每年定期接收的业务档案、会计档案,应由相关责任人进行系统整理,编制好案卷目录、归档文件目录,由档案室工作人员检查把关后出据交接手续。

第十六条  本院文书档案的整理归档档案室负责,档案室每年向各科室收集文件资料,按照相应业务规范要求,区分档案价值,齐全完整地进行归档并编制归档文件目录。

第十七条  各种目录均要进行打印,文件级目录要及时录入微机,尽快为利用者提供微机查询服务。

 

第四章  保管与统计

第十八条  档案室在日常档案管理工作中,应采取防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物(霉、虫、鼠等)、防盗和防火等措施,控制档案库房的温湿度,做好月、季安全检查,确保档案安全。

档案库房内不得存放与档案无关的物品,库房周围不得放置危害档案安全的物品,不得在库房内吸烟。

第十九条  查阅档案,必须经批准后在阅档室查阅,非档案室工作人员不得进入库房自行翻阅查找。阅卷时禁止吸烟,防止火灾和烧损案卷。阅卷人不得擅自抄录、复制、拆封或抽取档案材料,不得勾画、污损档案。

第二十条  档案工作人员对接收归档的档案应当分门类装柜保管,做到排列有序、标识清晰、便于查找利用。同一内容、不同载体的档案应当根据不同的保管要求,分别保管,并相互注明参见号。

第二十一条  对于涉密档案,档案室应当根据不同密级采取有效措施,加强管理和保护。绝密档案应当指定专人、配备专柜保管。                                     

第二十二条  档案室应每年或者半年检查档案保管状况,发现案卷丢失、损坏、褪变等情况应及时报告主管领导,并及时修补、托裱、复制或者作其他技术处理,确保档案完整与安全。

第二十三条  档案室应建立档案登记统计制度。建立档案收进、移出登记簿,及时准确的对档案进行登记。按时完成档案工作基本情况统计年报,及时上报区档案行政管理部门或上级法院。

第五章  档案利用

第二十四条  档案室应根据档案的保密等级确定不同档案的利用范围,规定不同的审批手续,并做好档案利用登记工作。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私和可能造成不良社会影响、后果的档案,应当严格限制利用范围。

第二十五条  本院办案人员因办案需要借阅档案时,要由借阅人履行借阅手续。上级人民法院借阅案卷,要有正式调卷函件,经办公室主任批准后办理借阅手续,并规定借调期限。

第二十六条  除上级法院外,其他单位查阅诉讼卷应持有县团以上机关证明信,并经分管副院长批准才能查阅,摘抄卷内材料,只能摘抄判决书、裁定书和有关结论性的文件。如须抄录其他材料,应经办公室主任同意,对摘抄的材料要进行审查签章。涉及国家机关和个人隐私的案卷不得查阅,必须查阅时,要经院长批准。原则上不得借出,确需借出的,须经院长批准。

第二十七条  本院办案人员借阅、调阅法院档案,应经办公室主任批准并在规定时限内归还。对逾期不还的,档案员应当及时催还。

第二十八条  档案室提供档案利用服务,可以收取有关费用。收费的范围和标准按照国家有关规定执行。

第二十九条  本院工作人员退休、调离、辞职或者变动工作岗位时,应当经档案室清查档案归还情况后,方可办理离岗手续。

第六章 档案保密

第三十条  档案工作人员要增强保密观念,遵守国家工作人员十条保密守则,严守党和国家秘密。

第三十一条  档案传递、借阅、移交、销毁等各个环节都应履行审批登记手续,做到文文有手续,件件有着落。

第三十二条  档案一般不准借出室外,必须借出时要经主管领导批准。

第三十三条  复印密级档案材料,必须经主管领导批准,批准后履行登记手续方可复印,并将复印件妥善保管,不得向其他人透露内容。

第七章  鉴定销毁和移交

第三十四条  对保管期限届满的各类档案,根据档案保管期限的规定可以销毁的,应当严格进行档案鉴定。

第三十五条  开展档案鉴定工作,应成立档案鉴定销毁领导小组和工作小组。鉴定销毁工作领导小组由院领导、办公室主任组成。工作小组由责任心强、相关工作经验丰富的人员和档案工作人员组成。由档案鉴定销毁工作小组根据《档案法》、档案行政管理部门有关规定及《档案保管期限表》逐卷或逐件进行鉴定,任何部门和个人不得擅自对档案进行鉴定。

第三十六条  档案鉴定销毁工作小组对保管期限届满,确无继续保存价值的各类档案,由鉴定小组提出意见,报档案鉴定销毁领导小组批准后按规定销毁。对仍有保存价值的档案,应当提升保管期限等级继续保存。

第三十七条  经鉴定确定销毁的诉讼档案,销毁前要把判决书、裁定书、调解书等法律文书取出一份,按年度、审级整理立卷,随有关年度编号,划为永久保管。对决定销毁的各类档案,由档案室编制销毁清册一式三份,提出销毁报告,经院长审批,并报上一级人民法院备案。

销毁档案,应当指定档案员和监销员,监督销毁档案的全过程,并在销毁清册上签字。销毁清册和销毁报告应当永久保存。

第八章  电子档案管理

第三十八条  电子档案是指经过鉴定、具有保存和利用价值的归档电子文件及其相应的支持软件和软、硬件说明。

    第三十九条  归档电子文件的保管按照国家有关要求,采用专门的保护设备和保护技术措施,其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温湿度控制在国家规定的范围内。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    

第四十条  归档电子文件的形成部门及档案室每年均应对归档电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记,发现问题及时处理。

第四十一条  档案室应对保管的归档电子文件制定严密的迁移工作计划,保证归档电子文件必须在完整、准确和有保障的前提下进行迁移,档案人员应填写《归档电子文件迁移登记表》。迁移后,原旧版的载体仍需保存3年。

第四十二条  档案室应定期对保存的归档电子文件进行抽样机读检验,光盘每满4年进行一次抽检,抽检率不低于40%,并将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。如发现问题应及时采取补救措施。

第四十三条  档案室提供利用有密级要求的归档电子文件,应严格遵守国家有关保密的规定。采用联网的方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。

第四十四条  超过保管期限的归档电子文件的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的归档电子文件进行逻辑和物理删除,并列出销毁归档电子文件目录存档备查。

第九章  会计档案管理

第四十五条  会计档案是本院档案的重要组成部分。每年形成的会计档案,由财务室按照会计档案管理要求,负责整理成卷、装订成册,于会计年度终了后第二年及时移交本院档案室保管。

第四十六条  会计档案必须科学保管,存放在会计档案箱内,做到编号准确、存放有序、查找方便,严格执行安全等保管制度。

第十章  附则

第四十七条  本规定由办公室负责解释。

第四十八条  本规定自发布之日起实施。


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